Rechnungsvorlage Schweiz – gratis für Word und Excel
Diese Vorlage enthält alles, was auf eine Schweizer Rechnung gehört: Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Positionen, Mehrwertsteuer und Zahlungsfrist. In der Excel-Version rechnen sich Beträge, MWST und Total automatisch – auf 5 Rappen gerundet.
Gelb markierte Felder ersetzen, speichern, fertig. Frei nutzbar, auch für dein Unternehmen.
Was auf eine Rechnung in der Schweiz gehört
Für Unternehmen ohne MWST-Pflicht schreibt das Gesetz keine feste Liste vor. Damit die Rechnung klar ist und schnell bezahlt wird, gehören diese Angaben dazu:
- Name und Adresse des Unternehmens
- Name und Adresse der Kundin oder des Kunden
- Rechnungsdatum und eine eindeutige Rechnungsnummer
- Beschreibung der Leistung mit Datum oder Zeitraum
- Betrag, Zahlungsfrist und Bankverbindung – am besten mit QR-Zahlteil
Zusätzlich bei MWST-Pflicht
Wer im MWST-Register eingetragen ist, muss nach Art. 26 MWSTG zusätzlich die MWST-Nummer (CHE-123.456.789 MWST), den angewendeten Steuersatz und den Steuerbetrag aufführen. Die Sätze sind 8.1 %, 2.6 % und 3.8 %. Wer nicht eingetragen ist, darf keine MWST auf die Rechnung schreiben.
Der QR-Zahlteil
Seit Oktober 2022 ist die QR-Rechnung in der Schweiz der Standard. Word und Excel können den Swiss QR Code nicht selbst erzeugen – den Zahlteil passend zu dieser Rechnung erstellst du gratis mit unserem Tool und hängst ihn als zweite Seite an.
Aufbewahren
Rechnungen gehören zu den Geschäftsbüchern und müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (OR 958f). Speichere jede Rechnung als PDF mit der Rechnungsnummer im Dateinamen.
Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Massgebend sind das Obligationenrecht und dein Vertrag oder GAV.
Häufig gefragt
Ist die Rechnungsvorlage wirklich gratis?
Ja. Du kannst die Word- und Excel-Datei ohne Anmeldung herunterladen und beliebig oft verwenden, auch für dein Unternehmen.
Muss eine Rechnung in der Schweiz einen QR-Zahlteil haben?
Gesetzlich vorgeschrieben ist er nicht. Er ist aber der Standard der Schweizer Banken, und die meisten Kundinnen und Kunden zahlen damit am schnellsten – sie scannen den Code einfach mit der Banking-App.
Wie rechne ich die MWST in der Excel-Vorlage aus?
Trage den Satz im gelben Feld ein (8.1 %, 2.6 % oder 3.8 %). Nicht MWST-pflichtig? Dann 0 % eintragen und die MWST-Nummer im Kopf löschen. MWST und Total werden automatisch berechnet.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Zehn Jahre, gerechnet ab Ende des Geschäftsjahres (OR 958f). Das gilt für ausgestellte und für erhaltene Rechnungen.
Gibt es eine schnellere Lösung als Word?
Ja. In SwissOffice Pro wählst du den Kunden, erfasst die Positionen und erhältst das PDF mit QR-Zahlteil, fortlaufender Nummer und deinem Logo – mit wenigen Klicks.
Schneller als jede Vorlage.
SwissOffice Pro füllt Adresse, Nummer, MWST und QR-Zahlteil automatisch aus – ab CHF 9 pro Monat, 3 Tage gratis.